На
Карамельную фабрику Деда Мороза требуется
Администратор.
Карамельная фабрика Деда Мороза – это большая экскурсия-квест для школьников и дошколят (6-11 лет) с мастер-классом по карамели, чаепитием, посещением музея русского быта и элементами шоу. Часть большой франшизы, которая запускает программу уже более 5 лет. Охватили более 20 городов России и СНГ, подарили новогоднюю сказку более 100 000 детей.
В 2023-2024 году программа впервые будет запущена в Красноярске. Проект ищет Event менеджера / Администратора, который готов активно включиться и помогать на всех этапах - от подготовки, администрирования площадки до демонтажа и закрытия проекта.
Основной продукт Event менеджера / Администратора - своевременно и в полном объеме выполненные задачи от координатора по подготовке программы, заполненные отчеты, техническая готовность площадки к приему гостей и довольные родители и дети, которые посетили мероприятие.
Обязанности:
Важно понимать, что во время мероприятия может произойти все, что угодно, и задача помощника координатора - оперативно реагировать на задачи от координатора и решать любые возникшие вопросы самостоятельно или с привлечением сторонних специалистов: от неочищенного проезда к дому до заболевшего Деда Мороза или недовольного родителя.
Поэтому список обязанностей, который написан ниже – для понимания, с чем точно нужно будет работать во время проекта.
Дизайн площадки, подготовка программы и подбор актеров - с даты начала работы и до 23 ноября:
- Изучить проект дизайна дома и смету, закупить все необходимое по согласованному списку
- Важно после закупки системно вести учет и хранение всех предметов по структуре, заданной руководителем
- Помощь во время “застройки” площадки
- Получить и изучить план застройки от координатора, зоны ответственности и проконтролировать "застройку" согласно плану и срокам
- Организовать перевоз вещей со склада на площадку
- Работа с актерами
- Оформить актеров
- Собрать документы и подписать договоры по заданным шаблонам
- Организовать репетиции
- Найти помещения, оповестить команду, оплатить помещение
- Курировать чат с командой
- Контролировать график работы персонала, вести отчетность по отработанному времени по предоставленной форме
Монтаж и запуск программы - 24 - 26 ноября:
- Уведомить специалистов или актеров о датах и графике монтажа всех украшений и бутафории, получить от всех подтверждения о выходе, контролировать приезд
- Контролировать ход застройки согласно плану от координатора. Незамедлительно сообщать, если где-то идет нарушение сроков или возникают трудности с монтажом
- Подготовить все необходимое для репетиций: реквизит для квеста, костюмы, уведомление актеров
- Разослать организационную информацию фокус-группам, встретить, сопровождать их приезд на площадку
Проведение программы - кульминация - 27 ноября 2023 г. - 8 января 2024 г.:
- Вести учет приехавших групп и детей по выданным формам/таблицам
- Отслеживать отзывы в интернете, передавать их ответственным сотрудникам
- Собирать обратную связь от родителей и детей на площадке
- Снимать контент для соц. сетей с программы и "внутрянку", передавать материалы в отдел маркетинга
- Поддерживать работоспособность и первоначальный внешний вид площадки. Исправлять неисправности в случае, если что-то ломается. Организовывать своевременную уборку
- Системно учитывать и хранить все материалы и расходы
- Вести учет всех затрат на протяжении программы (закупка украшений, костюмов, бутафории, расходников, работы подрядчиков и т.д.)
- Вести учет рабочего времени персонала и их оплат
- Вести другие виды отчетности, которые будут необходимы для проведения программы и систематизации информации вокруг нее
- Взаимодействовать с родителями и детьми, если координатора нет на месте
- Решать все конфликтные ситуации с позиции WIN-WIN, чтобы соблюсти регламенты и при этом решить вопрос клиентов так, чтобы они остались довольны
Демонтаж и сдача проекта - до середины января 2024г.:
- Сопровождать процесс демонтажа украшений согласно плану от координатора.
Описать все вещи так, чтобы их было легко найти и в следующем году разобраться что, где лежит
- Контролировать работу подрядчиков по сбору/разбору мебели, уборке и других, которые будут необходимы в этот период на площадке
- Организовать доставку и бережное размещения всех украшений, бутафории, костюмов и других материалов. Составить список предметов и описи, что-где лежит
- Передать все чек-листы, таблицы учета и другие документы, которые велись за время проведения программы
Эта вакансия для вас, если:
- Вам хочется временно погрузиться в новый, интересный, интенсивный проект, который наполнен разными нестандартными задачами и в результате дарит много отдачи в виде счастья детей и родителей
- Вы не боитесь ответственности и готовы решать внезапные, нестандартные задачи, быстро реагировать и исправлять форс-мажоры
- У вас есть опыт в ивенте
- Вы умеете работать в режиме высокой интенсивности, когда нужно решать сразу несколько важных задач в условиях сжатых сроков
- Вы не теряетесь в стрессовых ситуациях, когда может “навалиться” сразу несколько критичных вопросов. Вы, наоборот, быстро и самостоятельно принимаете решения по нормализации процессов
- Вы четкий, структурный, понимаете важность порядка и досконального ведения учета расходов, систематизации и описания системы работы (чек-листы, правила, инструкции и т.д.)
- Вы эмпатичный, умеете “разруливать” конфликтные ситуации с позиции WIN-WIN. Например, когда попалась конфликтная мама, которая опоздала с классом, но все равно требует проведения полной программы
- Вы доводите все дела до результата
- Вы самостоятельно расставляете приоритеты в задачах и действуете в соответствии с ними, даже если понимаете, что задач слишком много и сделать все вы не успеете
- Вы способны самостоятельно принимать взвешенные решения и вам нравится, когда над вами не стоит руководитель
- У вас есть ноутбук, который вы можете использовать для работы
- Вы умеете работать с документами и таблицами, знаете, как пользоваться формулами
- Вы всегда на связи для решения оперативных вопросов
Вакансия не подойдет вам, если:
- Вы ищете работу на частичную занятость
- Вы привыкли работать от звонка до звонка, а не на результат
- Не любите контактировать с людьми и работать с детьми
- Вы будете ждать конкретных инструкций в нестандартных ситуациях, которые нужно экстренно решить
- Вы не любите работать
Условия:
- Проектная работа с ноября 2023г. по середину января 2024г.
- Оплата - обсуждается с кандидатом
- График работы - ненормированный, так как проведение программы предполагает 100% включенность в проект, выходные плавающие
- Адрес проведения мероприятия: г. Красноярск, Караульная, д. 24
Для отклика:Если вы чувствуете, что проект вас зажигает и хотите к нему присоединиться, начните ваше сопроводительное письмо с фразы: "Этот проект меня зажигает и я справлюсь потому что...".
...