В футбольный клуб Рубин открыта вакансия Старший специалист по делопроизводству.
Обязанности:
- Планирование рабочего дня руководителя, ведение графика совещаний и переговоров.
- Выполнение личных поручений руководителя.
- Документационное обеспечение работы руководителя, подготовка документов к подписанию.
- Прием и распределение корреспонденции и документации между подразделениями.
- Ведение документооборота подразделения, регистрация входящих и исходящих писем, пакетов и телеграмм.
- Оформление служебных командировок для руководителя, а также сотрудников подразделения.
- Заказ билетов, трансферов, гостиниц, организация схемы передвижения, как в России, так и коммуникация с принимающими сторонами за рубежом для организации логистики встреч и переговоров руководства.
- Организация коммуникации руководителя и сотрудников, как между собой, так и со сторонними организациями и подразделениями внутри компании.
- Работа в электронной системе документооборота, заполнение справок присутствия, табелей учета рабочего времени.
- Заказ и оформление пропусков, прием делегаций, организация аудио и видео конференций.
- Хозяйственное обеспечение приемной.
- Прием и обработка входящих звонков (переадресация‚ фиксирование контактной информации и т.п.)‚ электронной почты‚ факсимильных сообщений.
- Сканирование‚ копирование и пересылка файлов по запросу руководителей.
- Контроль наличия и оформление заказов на покупку канцелярии‚ визиток и т.п.
- Работа с орг. техникой (принтер, сканер, факс, копир, компьютер).
- Делопроизводство в полном объеме, формирование архива документации, в том числе в электронном виде (сканирование, занесение в электронную базу).
- Помощь всем отделам организации в ежедневных делах.
- Поиск информации (необходимой) для руководства и сотрудников предприятия в сети Интернет и через справочные службы.
- Работа в качестве офис-менеджера компании и секретаря генерального директора.
- Работа с посетителями.
- Чай, кофе для руководства.
- Работа с текущими и архивными документами.
- Работа на ПК (Word, Excel, Интернет, Почтовые программы).
- Отправление корреспонденции (почта, курьерские службы: Pony Express, DHL и другие).
- Подготовка документов для гос. организаций.
- Регистрация счетов в базе; заказ канцелярии.
- Создание и ведение внутренних приказов.
- Прием и учет поступающей в адрес организации корреспонденции, передача ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы, либо подготовки ответов.
- Осуществляет прием и передачу входящих и исходящих телефонных звонков и факсимильных сообщений между руководством предприятии и структурными подразделениями, а также обеспечивает связь со сторонними организациями.
- Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефон, компьютер), своевременно доводит до сведения информацию, полученную по каналам связи.
- По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
- Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
- Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
Требования к кандидату
- Опыт работы (лет): 1 год
- Умение ставить четкие цели, анализировать альтернативные пути их достижения, при стремлении к целям способность видеть главное и расставлять приоритеты.
- Самостоятельность в зоне своей ответственности.
- Способность принимать и отвечать за принятые решения.
- Стремление работать в команде.
- Ответственность, внимательность, пунктуальность, доброжелательность.
- Готовность к ненормированному рабочему дню.
- Исполнительность, аккуратность.
- Внимание к деталям.
- Опытный пользователь ПК, знание стандартных программ MS Office
- Опыт работы с руководителем высшего звена, средней или крупной компании не менее 1 года.
- Умение вести деловую переписку на русском.
- Гибкость и стрессоустойчивость.
- Системность, аккуратность, детальность.
- Вам можно доверять и на вас можно рассчитывать, несмотря ни на что.
- Вы искренне любите людей и готовы быть полезным.
- Вы всегда комфорты в рабочих взаимоотношениях.
- Вам не надо повторять два раза.
- Вы быстро излагаете свои мысли и задаете вопросы, если нужно.
- Конструктивно принимаете обратную связь и делаете выводы.
- Отвечать на письма и смс быстро.
- По всем задачам, всегда назначаете четкий срок, который соблюдается.
- У Вас отличная коммуникация со всеми.
- Вы искреннее желание помочь руководителю.
- Поставленные Вам задачи должны быть выполнены в срок.
- Если представляются варианты решений, руководитель знает, что это лучшие и проверенные варианты.
- Эмоциональная зрелость.
- Великолепное владение знаниями, умениями и навыками ведения делопроизводства и делового этикета.
- Грамотная устная и письменная речь.
Условия:
- Полная занятость, работа на территории работодателя.
- Трудоустройство по ТК РФ, соц. пакет, премии, мат помощь к отпуску.
- Остановка общественного транспорта и метро в 5 минутах ходьбы.
- Работа у надёжного работодателя.