В рекламное агентство приглашается Руководитель отдела документооборота.
Задачи:
• Организация и контроль деятельности отдела документооборота (10 человек), ежедненая
постановка задач сотрудникам отдела, контроль выполненных работ;
• Сверка и контроль по клиенским и подрядным закрытиям;
• Контроль за своевременным предоставлением документов клиентам;
• Контроль и сверка по оплате счетов: по оказанным услугам и по оптате контрагентам;
• Контроль за совевременной оплатой дебиторской задолженности, совевременное информирование
клиентской команды в случае возникновения задолженности по оплате; Согласование и заключение договоров, работа со смежными подразделениями (юридическая
служба, финансовая служба, клиентская команда), оптимизация данного процесса, внедрение и разработка регламентов
• Повышение эффективности процесса документооборота, в т.ч. внедрение
автоматизированной системы документооборота, организация внедрения технологичных систем хранения и учета документов;
• Разработка и регламентация нормативных актов для подразделениия
• Взаимодействие с клиентским отделом по своевременности и качественности подготовки клиентских документов;
• При необходимости взаимодействие с клиентами/контрагентами по урегулированию
проблемных ситуаций;
• Обеспечение контроля документооборота: осуществление контроля сроков исполнения
документов для клиентов и подрядчиков компании
• Подготовка официальных писем для контрагентов
Требования:
• Понимание принципов работы в рекламных агентствах (digital): клиенты – подрядчики, принципы
сверки при закрытии РК;
• Обязателен опыт внедрения автоматизированных процессов документооборота;
• MS office, навыки работы с формулами в exсel, google docs таблицами;
• Опыт работы в ЭДО.
Внимание! Вакансия от рекрутингового агентства!
