В сервисную компанию Медиа Бизнес Солюшенс (Национальная Медиа Группа) открыта вакансия Руководитель отдела административно-хозяйственного обеспечения.
Обязанности:
- Выстраивание взаимоотношений с арендодателями офиса (в т.ч. поиск офиса, организация переезда и пр.), проведение переговоров, решение спорных ситуаций, организация парковки на территории БЦ;
- Контроль и организация бесперебойной работы офиса, обеспечение офиса всем необходимым для его функционирования (канцелярией, офисной мебелью, бытовой техникой, продуктами, расходными материалами и пр.);
- Контроль подготовки офиса к началу рабочего дня подчиненными сотрудниками (обходы, осмотры, подготовка переговорных комнат, общих зон, заполнение чек-листов);
- Контроль и организация встреч, приема гостей/делегаций, материально-техническое сопровождение всех встреч, корпоративных мероприятий и праздников в офисе;
- Контроль, координация и организация ремонтно-строительных работ, согласование смет ремонтно-строительных работ, проведение регулярных косметических ремонтов в офисе;
- Систематический контроль за работой систем жизнеобеспечения складских и офисных помещений (водопровода, канализации, электросети, средств связи и др.), организация и контроль принятие мер по устранению неисправностей в их работе;
- Контроль поддержания в исправном состоянии имущества и оборудования компании, в том числе обеспечение их текущего ремонта. Ремонт оборудования, мебели, инвентаря и пр.;
- Организация и контроль работы эксплуатирующих компаний, контроль работоспособности оборудования, инженерных систем, планирование и организация их своевременного технического обслуживания и ремонта;
- Поиск новых подрядчиков, мониторинг рынка товаров и услуг, формирование ТЗ для организации закупочных процедур;
- Организация инициатив по улучшению внешнего вида офиса: работа с дизайнерами, декораторами;
- Организация и контроль документооборота, своевременности доставки документов внешними курьерскими службами и внутренними курьерами компании, контроль регистрации входящих/исходящих документов и приказов по основной деятельности компании;
- Составление, прогнозирование, исполнение и контроль бюджета в рамках своей ответственности;
- Проведение инвентаризаций, ввод основных средств, их учет, своевременное оформление необходимой документации для списания ТМЦ и ОС;
- Контроль и обработка первичной бухгалтерской документацией и организация своевременного получения закрывающих документов, контроль сроков оплаты платежей, контроль оформления авансовых отчетов, согласование и организация подписания договоров.
Требования:
- Высшее образование (бакалавриат/магистратура);
- Релевантный опыт работы от 5 лет;
- Навыки работы с документацией, а также с системой ЭДО и в 1С;
- Уверенный пользователь офисных программ, знание Microsoft Office (Word, Excel);
- Уверенные знания основ оформления первичных бухгалтерских документов;
- Хорошие коммуникативные навыки, знание правил делового общения, грамотная устная и письменная речь;
- Умение приоритезировать задачи;
- Вежливость, пунктуальность, стрессоустойчивость, коммуникабельность, грамотная письменная и устная речь, умение работать в режиме многозадачности.
Условия:
- Оформление в соответствии с ТК РФ, бессрочный трудовой договор;
- График работы 5/2, с 10:00 до 19:00, в пятницу сокращенный рабочий день до 18:00;
- Возможность работать в гибридном формате работы (1-2 дня удаленно);
- Комфортабельный офис с кухнями и зонами отдыха в пешей доступности от ст. м. Тульская;
- ДМС после испытательного срока (3 мес.);
- Работа в команде профессионалов, увлеченных своим делом и интересные задачи;
- Скидки для сотрудников в компаниях - партнерах (фитнес-центры, салоны красоты и т.д.).