Вакансия на удаленке.
В сервис для поиска недвижимости Циан открыта вакансия Руководителя направления ЭДО.
Зоны ответственности:
Управление командой:
- Руководство отделом расходного документооборота и группой документооборота ГПХ (10 человек)
- Обеспечение эффективного взаимодействия внутри команды и развитие ее потенциала
Контроль документооборота:
- Организация полного цикла расходного документооборота компании: прием, обработка, вычитка, исправление ошибок, подписание, отправление, учет, сканирование, систематизация и распределение документов по структурным подразделениям
- Ведение реестра документов и архивирование документации
Аудит процессов:
- Проведение аудита процессов расходного документооборота (бумажный и электронный) и разработка инициатив по их улучшению
- Анализ работы с контрагентами и архивами для повышения эффективности
Контроль сроков и качества:
- Обеспечение соблюдения сроков обработки всех потоков документов, включая аудит и квартальную сверку
- Разработка и реализация плана по работе с долговыми документами
Работа с 1С ДО:
- Контроль обработки документов в системе 1С ДО, выявление ошибок на этапе заведения или согласования
- Обеспечение согласования документов на всех этапах
Аналитическая отчетность:
- Подготовка аналитической отчетности по направлению работы, включая предложения по улучшениям и развитие команды
Взаимодействие с подразделениями:
- Сотрудничество со смежными подразделениями для решения рабочих вопросов и развития системы 1С ДО
- Эскалация инцидентов и информирование команды о любых изменениях в программе
Поддержка бухгалтерии:
- Оказание помощи бухгалтерии во время закрытия месяца, обеспечение корректности документооборота
Администрирование и поддержка работоспособности систем:
- Такском/Диадок (ЭДО): контроль стабильной работы, добавление ЭП в реестр, предоставление прав пользователям, техническая поддержка
- ТУС и ТУД (ЭП и МЧД): полный цикл выпуска ЭП и МЧД, контроль сроков истечения
- HDE (help desk eddy) и SLACK: поддержка и актуализация правил, настройка новых условий
- 1С Документооборот: актуализация справочников, корректировка маршрутов и схем, решение технических ошибок
- КЭДО: поддержка системы документооборота с ГПХ
- JIRA: прием, распределение и обработка входящих обращений
- Confluence: наполнение и актуализация базы данных команды, написание инструкций
Проектные задачи:
Разработка документов:
- Создание унифицированных форм документов (бланки писем, заявок и т.п.) и инструкций по ведению делопроизводства в организации
Автоматизация документооборота:
- Ведение проектов по автоматизации документооборота от формирования ТЗ до тестирования нововведений
- Поддержание и развитие программы 1С документооборот в расходной части
Идеальный кандидат:
- Имеет успешный опыт работы на аналогичной должности от 5 лет
- Имеет опыт эффективного руководства командой от 10 человек
- Практические навыки работы с различными системами ЭДО (1С Документооборот(со стороны заказчика), Контур Диадок\Такском-Файлер, Jira, Confluence, Выпуск ЭП и МЧД)
- Знает первичные документы бухгалтерии (умеет читать документы и понимать)
- Знает законодательные и нормативные правовые акты, методические документы и стандарты в области электронного документооборота
- Умеет качественно проводить экспертизу содержательной части документов
Обязательное знание основных программ:
- Google Workspace; Microsoft Office
- 1С документооборот
- Таблицы Excel, знание формул
- Такском, Диадок
- Jira, HDE или любая другая task система
- ЭП, МЧД
Желательно:
- Успешный опыт внедрения проектов по автоматизации с описанием реализованных проектов
- Знание передовых технологий повышения скорости и качества документооборота внутри организации
- Опыт внедрения электронного архива и систем ЭДО
Компания предлагает:
- Возможность работать удаленно или в одном из офисов в Москве или Санкт-Петербурге
- Работать в команде с лучшими и развивать лучший сервис в своем сегменте
- Среду, где понятны цели и задачи бизнеса, коммуникации прозрачны
- Технологичность процессов и отсутствие бюрократии
- ДМС с первого рабочего дня (со стоматологией, госпитализацией, страховкой выезжающего за пределы нашей страны)
- 5 day off в год, помимо основного отпуска
- Кафетерий льгот Benefactory