В группу IT-компаний ВестЛинк требуется Помощник Президента компании.
Группа IT-компаний ВестЛинк – это компания со 100% российским капиталом, аккредитованная Министерством цифрового развития РФ, являющаяся резидентом Сколково. Более 30 лет компания работает в сфере телекоммуникаций, а последние 5 лет является разработчиками инновационного высокотехнологичного программного обеспечения.
Обязанности:
- Организация деловых контактов и протокольных мероприятий
- Организация поездок руководителя (составление деловой программы, поиск отелей, взаимодействие с управляющими объектами 24/7, подготовка к заезду и т.д.)
- Подготовка к официальным мероприятиям (оформление бейджей, аккредитации на автомобили, пропусков)
- Ведение графика мероприятий и их подготовка (форумы, саммиты, конференции, деловые встречи и т.п.)
- Ведение рабочего календаря руководителя, планирование встреч (в т.ч. общих по Группе Компаний) и мероприятий
- Организация встреч посетителей и их размещение
- Организация подключения ВКС (zoom, телемост и т.д), контроль присутствия заявленных сотрудников
- Участие в совещаниях (ведение протокола)
- Организация выездных мероприятий руководителя (полное сопровождение)
- Оперативное выполнение поручений Президента и Вице-президентов Группы Компаний
- Сбор ключевых контрольных заданий по подразделениям Группы Компаний, контроль исполнения поручений руководителя
- Активная работа с общими почтовыми ящиками и чатами Группы Компаний (рассылка информации по направлению деятельности руководителям подразделений)
- Активное участие в процессе документооборота по Группе Компаний, в т.ч. посредством ЭДО
- Работа с документами (составление, согласование, регистрация в реестрах, хранение, рассылка) приказы, договоры, протоколы совещаний, доверенности и т.д.
- Передача документов на подпись руководителю, в т.ч. сбор подписей у руководителей подразделений
- Строгий контроль правильного заполнения документов
- Создание презентаций / дайджест
- Административно-хозяйственная поддержка офиса (канцтовары, хозтовары, продукты питания), взаимодействие с курьерскими службами
Требования:
- Высшее образование
- Опыт от 3 лет в аналогичной должности
- Знание английского языка Intermediate (обязательно)
- Опыт формирования календарного плана мероприятий и контроль выполнения утвержденных мероприятий, совещаний и переговоров, ведения протокола
- Опыт организации работы во время командировок и поездок руководства
- Умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений; готовность работать в режиме многозадачности
- Умение предвидеть напряженные ситуации и умение детально спланировать работу в этот момент
- Опыт работы в системе электронного документооборота и контроля поручений
- Высокая скорость печати
- Свободное владение оргтехникой, отличное знание ПК (Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat DC, Битрикс24, Miro, Диадок)
- Отличные коммуникативные и презентационные навыки
- Грамотная речь, знание делового этикета
- Высокий уровень самоорганизованности
- Ответственность, внимательность, пунктуальность
- Любезность, вежливость, доброжелательность
Условия:
- Официальное оформление по ТК РФ с первого рабочего дня
- Полный социальный пакет (оплачиваемый отпуск и больничный)
- График работы: 5/2, с 10-00 до 19-00, выходные: суббота, воскресенье
- Работа в комфортном офисе в центре города (м. Шаболовская — шаговая доступность от метро)