Международная FinTech-компания ECOS в поиске позитивного, уравновешенного, коммуникабельного, стрессоустойчивого Персонального бизнес-ассистента владельца бизнеса с успешным опытом работы.
Кого ищут:
- Быстро психологически адаптирующегося, способного договариваться о чём угодно и с кем угодно на грамотном богатом русском и свободном английском языках
- Умеющего управлять разными проектами, пунктуального, внимательного к деталям, ответственного и умеющего самостоятельно и оперативно принимать решения на своём уровне, хорошо знакомого с понятием конфиденциальности
- Того, кто умеет правильно распределять своё и чужое время, объем задач, выстраивать приоритеты, контролировать текущие задачи и исполнителей и выполнять их в срок
- Сферы деятельности (HR, IT, Marketing, Sales, Finance, International BizDev, Retail, Investment Banking и т.п.)
Активные проекты руководителя:
- Международный FinTech проект (500k+ пользователей); стадия активного масштабирования, планируется значительное увеличение команды, а также инвестиционный раунд (не в РФ)
- Мебельная компания полного цикла премиум сегмента в РФ, а также стадия масштабирования
Обязанности:
- Контроль и управление разнообразными проектами в рамках задач руководителя
- Найм, планирование PR активностей, полная поддержка во время Road show (привлечение инвестиций)
- Контроль подрядчиков, тендеров и персонажа в рамках задач
- Разнообразная информационная поддержка (быстрый структурированный анализ информации - с разных источников и ответственных), телефонные переговоры/деловая переписка
- Приём посетителей, взаимодействие с курьерскими службами, travel support, оформление личных документов семьи (паспорта, визы, полисы, страховки, льготы, выписки)
- Оплата текущих платежей (налоги, штрафы, ЖКХ, обучение детей и т.п.)
- Ведение документооборота, переписки с деловыми партнёрами на русском и английском языках
- Организация бизнес-встреч
- Планирование развития руководителя (во всех направлениях)
- Личные поручения (выбор и покупка подарков для семьи и партнёров и т.п.)
Какой объём работы предстоит и что нужно будет делать:
Основная задача ассистента — максимально разгрузить и освободить рабочее и личное время руководителя, взять на себя контроль за исполнением поручений и контроль разных внутренних проектов компании (начиная от найма, финансов до вывода того или иного продукта в срок на рынок). В вашей работе будет примерно 90% бизнес задач и 10% личных.
Примеры задач, которые нужно будет решить в первую очередь:
- Ведение календаря, согласования мероприятий, встреч
- Большой список поручений и проектов с короткими сроками
- Протоколирования встреч руководителя
- Найти и проанализировать информацию в интернете
- Подготовка и проведение планерок с сотрудниками
- Постановка задач для руководителей направлений и контроль их исполнения
- Организация и контроль проведения мероприятия
- Покупка билетов, бронирование отелей/квартир
- Контроль за оплатами, ведение личного финансового плана платежного календаря
- Организовать доставку чего-либо куда-либо
- первичный отбор на должность новых сотрудников
- Введения ДДС по косвенным расходам руководителя
Этими задачами обязанности не ограничиваются, но фокус в первую очередь будет на них
- Вовлеченность 24/7
- Пн - пт — быть на связи с 09:00 до 00:00 (иногда 24 на 7), оперативно реагировать на вопросы руководителя
- Занятость полная, нагрузка на начальном этапе неравномерная, но главное — результат в виде завершенных задач