Обязанности:
- Встреча гостей, приём и распределение входящих звонков, почтовых сообщений сотрудникам организации
- Контроль состояния чистоты, сотрудничество с клининговой компанией, учёт канцелярии и бытовых принадлежностей организации, поддержка необходимого запаса
- Контроль состояния работоспособности систем жизнеобеспечения здания и работа с эксплуатационными службами
- Контроль и составление графика работы сотрудников согласно штатному расписанию, ведение отпускных расписаний, ежемесячная отчётность
- Взаимодействие с посетителями Галереи в онлайн пространстве, контроль своевременных ответов и запросов
- Составление и оформление деловых документов, презентаций, предложений от имени Галереи
- Контроль проведения мероприятий: экскурсии (1 раз / неделю), вернисажи (1 раз / сезон)
- Наполнение разделов сайта “Новости” по шаблону (WordPress)
- Ведение учета подарков от имени организации и контроль их получения
- Отправка и получение корреспонденции на почте (2 раза/месяц)
- Планирование рабочего дня, встреч, командировок руководителя
- Выполнение других оперативных поручений и заданий руководства
Требования:
- Опыт административной работы не менее 2 лет в Москве
- Законченное высшее образование и грамотная русская речь
- Навыки грамотной деловой переписки, в т.ч. на английском языке
- Владение базовыми программными продуктами (MS Office Suite), офисной техникой, Google-продуктами (Calendar, Drive, Gmail, Docs)
- Энергичность, организованность, коммуникабельность, вежливость
Условия:
- График 5/2 (ср-вс) с 11 до 20
- Работа в центре Москвы (м. Полянка или м. Добрынинская)
- Заработная плата — по результатам собеседования