На платформу создания и развития проектов Фабрика позитивных изменений открыта вакансия Менеджер по документообороту.
Фабрика позитивных изменений — это платформа создания и развития проектов позитивных изменений в различных сферах жизнедеятельности человека и общества.
Команде Фабрики срочно требуется специалист, способный выстроить систему документооборота с "0", наладить процессы обмена документацией с Группой компаний, создать необходимые точки контроля, а также взять под свою ответственность жизнеобеспечение офиса. В связи с этим, открыта позиция Менеджер по документообороту. Ждут проактивного кандидата с отличными организаторскими способностями, выраженной склонностью к порядку, внимательного к деталям и со здоровым уровнем педантичности.
Основные задачи:
- Документооборот компании.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса.
- Совершенствование и оптимизация процессов и работ офиса.
Функционал:
- Организация и ведение документооборота в Компании и ее юнитах, учет входящей / исходящей корреспонденции как внешней, так и внутренней, включая контроль процесса движения документов в ГК по заданному трекингу.
- Создание, ведение и контроль архива документов.
- Контроль правильности и корректности оформления входящих документов (на предмет заполнения всех полей, наличия подписей, печатей и пр.) с учетом внутренних требований.
- Составление исходящих документов и писем по запросу.
- Работа с ЭДО (на базе 1С): заведение заявок, отслеживание статуса документов; участие в модернизации и доработках ПО.
- Взаимодействие с гостями Фабрики: организация и координация трансфера, встреча в офисе и т.п.
- Работа c корреспонденцией: заказ курьерских служб, взаимодействие с отделением Почты России, проверка почтовых ячеек на территории Artplay.
- Жизнеобеспечение офисов: заказ канцтоваров, воды, своевременное пополнение расходных материалов.
- Административная поддержка внутренних совещаний и внешних встреч, коммуникация с контрагентами и партнерами в рамках задач (в том числе запись и контроль расшифровки стенограмм), контроль внесения необходимых данных по итогам встреч, контроль за порядком в переговорной-студии.
- Административная и travel-поддержка руководства Фабрики, выполнение различных бизнес-поручений.
Успешный кандидат:
- Окончил высшее / среднее специальное образовательное учреждение.
- Имеет релевантный успешный опыт построения документооборота в компании с «0», владеет основами делопроизводства и документоведения, умеет структурировать рабочие процессы.
- Ответственный, исполнительный, внимательный к деталям, с хорошо развитыми коммуникативными навыками. Способен работать в режиме многозадачности, быстро переключаться при необходимости.
- Владеет основным пакетом программ MS Office. Знание 1С будет являться преимуществом.
Условия:
- Оформление согласно ТК.
- Конкурентный уровень дохода.
- Возможность карьерного роста до руководителя службы.
- Работа на территории Artplay, аутентичные офисные пространства, дружный коллектив единомышленников.