В Группу компаний ВестЛинк требуется Личный помощник руководителя.
Группа Компаний ВестЛинк – это компания со 100% российским капиталом, аккредитованная Министерством цифрового развития РФ, являющаяся резидентом Сколково. Более 30 лет компания работаем в сфере телекоммуникаций, а последние 5 лет является разработчиками инновационного высокотехнологичного программного обеспечения. Сегодня ПО ВестЛинк используется для работы с Большими Данными организации, бизнес-анализа с использованием технологий искусственного интеллекта и управления процессами продаж и обслуживания клиентов крупнейших частных и государственных предприятий России.
Обязанности:
- Сбор ключевых контрольных заданий по подразделениям и отделам Группы Компаний
- Обязательный контроль исполнительной дисциплины подразделений и отделов Группы Компаний
- Контроль исполнения поручений Президента
- Оперативное выполнение заданий Президента и Вице-президентов Группы Компаний
- Ведение календаря Руководителя и общих встреч сотрудников Компании
- Организация использования переговорных комнат в офисе
- Организация подключения ВКС (zoom, телемост и т.д), контроль присутствия заявленных сотрудников
- Запись встреч, вебинаров, конференций
- Активная работа с Битрикс, Miro, Диадок, Microsoft (Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat DC)
- Участие в совещаниях
- Активная работа с общими почтовыми ящиками и чатами (рассылка информации по направлению деятельности руководителям подразделений)
- Мониторинг информации о Компании и Руководстве в интернет-сетях
- Активное взаимодействие с Юридической службой и Финансовой дирекцией
- Активное участие в процессе документооборота по Группе Компаний, в т.ч. посредством ЭДО
- Работа с документами (составление, согласование, регистрация в реестрах, хранение, рассылка) приказы, договоры, протоколы совещаний, доверенности и т.д.
- Передача документов на подпись руководителю, в т.ч. сбор подписей у Руководителей подразделений
- Строгий контроль правильного заполнения документов
- Работа с офисной техникой
- Создание презентаций/дайджест
- Контроль Доверенностей с полномочиями и ЭЦП сотрудников
- Сбор заявок на канцтовары по подразделениям, оформление заказа канцтоваров, хозтоваров и продуктов питания
- Работа с курьерскими отправками
- Адаптация новых сотрудников в офисе
Требования:
- Опыт в аналогичной деятельности от 1 года
- Организаторские способности‚ коммуникабельность‚ трудолюбие‚ ответственность‚ целеустремленность, умение оперативно решать вопросы
- Высокий уровень самоорганизации, внимание к деталям
- Уверенный пользователь ПК, гаджетов, оргтехники
- Знание делового этикета
- Соблюдение офисного дресс-кода
- Знание английского языка Intermediate (приветствуется)
Условия:
- График работы: 5/2 с 10ч до 19ч
- Оформление по ТК‚ соц.пакет‚ оплачиваемый отпуск и больничный
- Испытательный срок 3 месяца
- Выплаты з/п 2 раза в месяц