В нефтяную компанию Ойл Ресурс Групп требуется Личный помощник генерального директора.
Ойл Ресурс Групп ведет свою деятельность с 2014 года, пройдя путь от небольшого частного трейдера до группы компаний с многомиллиардным оборотом. Компания хорошо известна на рынке, зарекомендовала себя как стабильный надежный партнер. В настоящее время помимо классического трейдинга нефтяным сырьем и нефтепродуктами на внутренний рынок и экспорт, ГК Ойл Ресурс Групп реализует проекты в геологоразведке, бурении, добыче, производстве, транспортировке нефти и нефтепродуктов, развивает собственную сеть АЗС.
Основные обязанности:
- Планирование и координация рабочего дня, календаря руководителя
- Расстановка задач по приоритетам, отслеживание изменений и своевременное информирование руководителя об этом
- Общение, подготовка деловых писем, переговоры по телефону и деловая переписка с контактами руководителя
- Планирование маршрутов для специальных мероприятий
- Сопровождение гостей VIP-уровня, коммуникации с водителем, домашним персоналом
- Информационно-аналитическая поддержка: поиск, анализ, обобщение и структурирование информации (материалов) в удобном формате по запросу
- Подготовка материалов к совещаниям, встречам и переговорам: повестки дня, презентации, доклады, печать документов для всех участников, ведение и оформление протоколов. Организация видеоконференций, контроль работоспособности орг. техники в комнате совещаний
- Своевременное оповещение участников о времени и месте проведения мероприятий, направление пакета документов, регистрация
- Координирование бизнес-процессов и операционных задач на ежедневной основе, контроль план-факта по активности
- Анализ информации по рабочим проектам, подготовка отчетности и предложений по оптимизации
- Участие в бизнес-проектах
- Travel Support: логистика и подбор оптимальных маршрутов для командировок по России и за рубежом
- VISA Support: бронирование билетов, номеров отелей, автомобилей, организация трансфера и пр.
- Организация мероприятий, назначение встреч вне офиса
- Прием и распределение звонков
- Контроль исполнения служебных и личных поручений руководителя
- Взаимодействие со всеми подразделениями компании
- Контроль за выполнением текущих проектов, реализацией планов
- Обработка поступающей руководителю корреспонденции, направление исполнителям согласованных документов
- Ведение документооборота аппарата руководителя (подготовка для согласования руководителем, систематизация и хранение)
- Ведение базы контактов (отслеживание дней рождений партнеров и коллег)
Требования:
- 3 высших образования в ведущих вузах страны с красными дипломами: юридическое, финансово-экономическое и техническое образование
- Свободное владение английским языком (письменным и устным)
- Грамотная устная и письменная речь
- Умение работать в режиме многозадачности
- Опыт работы с первыми лицами и собственниками компании от 6 лет в качестве бизнес-ассистента
- Готовность к командировкам и ненормированному рабочему дню
- Наличие личных контактов
- Опыт работы в качестве бизнес-аналитика будет преимуществом
- Системность, внимание к деталям, хорошие коммуникативные навыки
- Знание деловой этики
- Умение работать с конфиденциальной информацией
- Хорошие организаторские способности, высокий интеллектуальный и культурный потенциал, энергичность
- Способность к интенсивной работе
- Презентабельный внешний вид, знание и умение применять на практике правила делового этикета
- Коммуникабельность, организованность, инициативность
- Дипломатичность, стрессоустойчивость, исполнительность, ответственность
- Опыт ведения протоколов совещаний, умение анализировать информацию, выделять главное, четко формулировать свои мысли;
- Быстрый набор текста (высокая скорость печати)
- Умение адаптироваться к быстроизменяющимся условиям деловой среды
Компания предлагает:
- Достойный и стабильный уровень дохода обсуждается с успешным кандидатом
- Оформление по ТК РФ
- Участие в создании и развитии современного высокотехнологичного предприятия
- Возможность самореализации и карьерного роста
- Работа в коллективе единомышленников