В сеть магазинов ТВОЕ требуется Family assistant.
Задачи (80% личных и 20% рабочих задач):
Личные задачи:
- Предоставление любой личной поддержки всем членам семьи;
- Организация частных поездок для членов семьи — визовая поддержка, индивидуальные VIP-маршруты, комплексные программы путешествий, поиск и предоставление оптимальных маршрутов, покупка авиабилетов, организация VIP-сервисов в аэропортах, размещение, включая аренду частных самолетов и яхт по всему миру, бронирование ресторанов, аренда автомобилей, предоставление вариантов трансферов на автомобилях, варианты гидов и координация туристических маршрутов в соответствии с предпочтениями семьи;
- Взаимодействие с туристическими агентствами с целью оптимизации лучших предложений по транспорту и отелям;
- Контроль срока действия документов и виз;
- Организация визитов к врачам в России и за рубежом;
- Организация доставки лекарств из-за рубежа при необходимости;
- Контроль работы семейного офиса: водителей, уборщиц, охраны, поваров и др. (создание и ведение графиков работы сотрудников на еженедельной основе, графиков отпусков, контроль расчетов зарплат и премий, подбор персонала в России и за рубежом, адаптация и введение сотрудников в должностные обязанности);
- Покупка билетов на самолет/поезд для персонала при необходимости;
- Планирование, организация и подготовка графиков регулярных генеральных уборок;
- Поиск любых специалистов в России и за рубежом;
- Организация любых частных мероприятий по всему миру;
- Поддержание связи с другими сотрудниками и поставщиками услуг, подрядчиками;
- Обеспечение надлежащего технического состояния недвижимости в России и за рубежом, поиск специалистов для решения технических и ремонтных задач (включая бассейны, сауны, системы обратного осмоса, сады, растения, аквариумы, профессиональное кухонное оборудование, газовые и дизельные генераторы, взаимодействие с подрядчиками);
- Контроль за содержанием и чистотой аквариума, предложение наиболее выгодных вариантов покупки предпочитаемых видов рыб;
- Организация переездов дома/личных вещей из одной страны в другую или внутри страны за рубежом;
- Организация аренды жилья в России и за рубежом;
- Поддержание и регулярное внесение изменений в Правила, Регламенты, должностные инструкции домашнего персонала и другие документы.
Ведение графиков и таблиц в Google Docs:
- График обслуживания дома;
- График медицинских записей для всех членов семьи;
- Подготовка графиков агро-восстановительного ухода за растениями на участке и контроль их выполнения;
- График работы посменного персонала;
- График регулярных генеральных уборок по помещениям;
- График мытья окон в доме;
- График посадки декоративных цветов;
- Семейный график путешествий/календарь с подсчетом дней пребывания по странам;
- График начисления бонусов и премий;
- График отпусков персонала;
- График поздравлений с семейными и деловыми праздниками в России и за рубежом (дни рождения, Новый год, памятные даты и события);
- Таблицы подарков;
- График телефонных коммуникаций и использования телефонных устройств;
- График счетов и систем лояльности (с отслеживанием срока действия накопленных баллов и предложением оптимальных способов их использования);
- Большое количество различных заказов в России и за рубежом, поиск оптимальной логистики доставки до места назначения;
- Ведение семейного календаря в Google;
- Активное взаимодействие с бухгалтерией по вопросам организации различных видов платежей за услуги и счетов;
- Комплексная поддержка Президента и семьи по любым вопросам;
- Регулярное общение через Whatsapp, WeChat и другие средства связи с оперативными ответами;
- Организация ухода за местами захоронения в России и за рубежом;
Деловые задачи:
- Управление рабочим графиком Президента;
- Напоминания о предстоящих встречах;
- Организация аудио- и видеоконференций через платформы ZOOM, Google Meet и Teams;
- Деловые контакты: переписка, организация звонков и встреч с партнерами, подрядчиками;
- Организация деловых поездок и сопутствующей логистики, поиск лучших маршрутов по всему миру;
- Работа с различными поставщиками услуг и товаров;
- Отчеты по расходам;
- Координация назначения задач офисным сотрудникам и контроль сроков их выполнения;
- Координация работы офис-менеджера и помощника генерального директора, привлечение их к решению различных задач;
- Координация работы службы уборки офиса при необходимости;
- Любые другие поручения различного характера.
Требования:
- Высшее образование;
- Грамотный русский язык;
- Обязательное свободное владение английским языком;
- Опыт работы личным помощником семьи с аналогичными обязанностями не менее 3-5 лет;
- Пунктуальность, знание деловой этики;
- Отличные организационные навыки;
- Высокий уровень самоорганизации;
- Работа в мультифункциональном режиме;
- Аналитический склад ума;
- Продвинутый пользователь компьютера и гаджетов; опыт работы с Google Docs;
- Готовность работать в режиме круглосуточной поддержки по личным и деловым вопросам.
Откликнуться с резюме.