На форум Design Prosmotr требуется Event-менеджер.
Design Prosmotr 10 лет организует мероприятия для дизайнеров. За это время форум Design Prosmotr стал культовым событием в сфере графического дизайна в стране. Три раза в год на форум в Москве и Питере съезжаются 1000+ человек с 80+ городов России и ближнего зарубежья, а на сцене собираются лучшие представители индустрии дизайна и креатива. Также в портфеле компании есть и международная конференция TREND о визуальной культуре со спикерами из Австралии, США, Швеции, Великобритании, Канады и Швейцарии.
Сейчас основной фокус — это форум, который включает в себя конференции, интенсивы и стендапы/афтепати. События проходят каждые 4- 5 месяцев в Москве и Питере. В команду ищут опытного менеджера по организации событий, который уверенно ведет разные уровни переговоров, имеет опыт в оптимизации затрат и в получении лучших условий для компании за меньшие цены.
Обязанности:
Поиск, коммуникация и координация:
- Площадки и подрядчики: поиск подходящих площадок для событий от 30 до 600 человек и подбор подрядчиков для наполнения/монтажа подбор логистических компаний для транспортировки
- Согласование условий
- Документальное оформление
Спикеры:
- Поиск контактов, приглашения и коммуникационная поддержка спикеров и преподавателей событий; сбор информации от спикеров о выступлениях и получение фидбека по итогам
- Подбор и согласование трансфера и проживания для спикеров и команды
Спонсоры и партнеры:
- Реализация приобретенных опций, контроль выполнения условий, сбор информации
- Маркет и айдентика: поиск производств, согласования условий и оформление сотрудничества
Бюджет и ресурсы:
- Контроль, распределение бюджета и оптимизация затрат для площадки и подрядчики: аренды, наполнения и доукомплектовки, транспортировки груза
Спикеры и команда: организации трансфера
Маркет и айдентика: производства и транспортировки товара
Организация:
- Ведение инструментария тайм-менеджмента, фиксирование договорённостей, логов общения, условий и обязательств сторон
- Оформление документации, планов, разрешений и прочего
- Организация закупок, трансфера, логистики
- Ведение и оптимизация инструментов (таблиц) для сбора, хранения и управления данными
- Определение списка задач и сотрудников, необходимых для решения целей и задач; оценка сотрудников и волонтёров до и после выполнения задач
- Ведение баз учёта оборудования, расходников и товара
Контроль:
- Контроль качества и своевременности работы подрядчиков оснащения площадок на событиях
- Контроль выполнения обязательств и договорённостей со стороны партнёров и спикеров
- Постановка задач, объяснение ТЗ задач и контроль их выполнения для команды и волонтёров на событиях и при подготовке к ним
Необходимые компетенции:
- Поиск и анализ информации: умение быстро и эффективно находить и идентифицировать необходимую информацию, включая контакты нужных людей, компаний и возможностей
- Установление и поддержание отношений: располагать к себе людей, выстраивать доверительные, партнерские, доброжелательные отношения для долгосрочного сотрудничества
- Работа с бюджетом и ресурсами: навыки контроля и управления бюджетом, распределение ресурсов, контроль и оптимизация затрат и поиск возможностей для экономии
- Переговорные навыки: умение договариваться о наиболее выгодных условиях, заинтересовывать в сотрудничестве и получать наилучшие предложения по минимальным ценам. Иметь адаптивный стиль переговоров: свободно договариваться как в мягкой, так и в жёсткой коммуникации (например, с подрядчиками)
- Организаторские навыки: умение эффективно планировать, организовывать различные аспекты организации мероприятия, таких как: трансфер, логистика, монтаж и др.
- Координация и контроль исполнения: способность координировать действия людей, следить за качеством исполнения договоренностей и добиваться качественного и нужного результата
- Стрессоустойчивость, аналитические навыки решения проблем: способность оставаться спокойным в стрессовых ситуациях, быстро анализировать обстоятельства и находить наилучшие варианты решения проблем
Почему вам понравится в команде:
- Компания имеет большой опыт в организации событий и ценят системность в рабочих процессах, о чем говорит подробное описание обязанностей и компетенций. Поэтому вам всегда будут понятны ваши задачи и зона ответственности
- Организация креативного проекта, который всегда старается отойти от формата скучных и неинформативных конференций
- Коммуникация и выстраивание отношений с лучшими представителями индустрии дизайна и других креативных сфер. Также регулярно привлекают именитых спикеров, уже выступали: Андрей Курпатов, Юрий Быков, Покрас Лампас и др.
- Лояльное и компетентное руководство, грамотный менеджмент
- Создание событий для аудитории дизайнеров, которые ценят визуальную составляющую
- Работа без зверского ритма, но волнообразный темп: насыщенно ближе к событиям, более спокойно в межсезонье
Условия:
- Конкурентный оклад, обсуждается по итогам интервью; Стабильные выплаты два раза в месяц
- Испытательный срок 1 месяц
- Полная занятость 5/2 с удобным графиком с 11:00 до 19:00, чтобы высыпаться
- Возможность выбрать: гибридный формат работы или офис
- Оплачиваемый отпуск и больничные
Откликнуться с резюме и темой письма "Event-менеджер".