В госпиталь Hadassah Medical Moscow требуется Бизнес-ассистент Президента.
Госпиталь Хадасса Медикал (Hadassah Medical) в РФ — это уникальный проект, которому нет аналогов в стране, ведь это первый и единственный официальный филиал Израильского госпиталя в России, а в его развитии принимает участие правительство города Москвы. Госпиталь Хадасса Медикал, организованный израильской клиникой Hadassah, стал первым в Международном Медицинском кластере в Сколково. Основное направление деятельности — выявление заболеваний на ранней стадии, в том числе онкологических.
Вашими основными задачами будут:
- Делопроизводство в полном объеме (прием, регистрация, передача, контроль за исполнением документов), проверка оформления документов
- Работа с документами с грифом «дсп» и «конфиденциальная информация»
- Подготовка/отправка документов курьерской службой и почтой России
- Внедрение Автоматизированной системы электронного документооборота, участие в опытно-промышленной эксплуатации электронного документооборота (замечания, предложения), обучение сотрудников
- Участие в создание нормативно-методической базы по информационно-документационному обеспечению компании
- Разработка / адаптация внутренних нормативных документов (методика, регламент, положение, политика)
- Контроль выполнения поручений руководителя (с ежемесячным аналитическим отчетом)
- Ведение таблицы контрольных поручений
- Создание и ведение архива в компании (оказание помощи сотрудникам компании при формировании и оформлении дел);
- Курирование проектов руководителя, контроль исполнения поручений
- Взаимодействие с руководителями структурных подразделений в рамках проектов (сбор информации, отчётности, координация и контроль выполнения этапов проектов по срокам и содержанию)
- Организация совещаний, подготовка материалов к совещаниям, переговорам, протоколирование совещаний
- Обучение секретарей компании правилам ведения делопроизводства на местах
- Подготовка отчётов по запросу
- Обеспечение жизнедеятельности офиса, в т.ч. аренда помещений (контроль за поступающими счетами, работа с контрагентами), заказ пропусков, канцелярии и проч.
- Организация командировок сотрудников (бронь гостиниц, ж/д, авиа билетов и т.п.)
- Помощь в подготовке документов (копирование, сканирование, факсы и иные операции с документами)
- Участие в составлении бюджета по департаменту и контроль административно-хозяйственных затрат
- Выполнение поручений непосредственного руководителя
Ожидания от кандидата:
- Высшее образование
- Опыт работы Бизнес-ассистентом от 5 лет
- Опыт ведения протоколов, контроль исполнения задач
- Продвинутый пользователь ПК
- Опыт работы с информационными системами на платформе 1С Предприятие: Документооборот
- Владение английским языком будет значительным преимуществом
- Умение быстро анализировать ситуацию и информацию
- Грамотная устная и письменная речь, в том числе навыки делового этикета и делового общения
- Исполнительность, внимательность, ответственность, дисциплинированность, самостоятельность
Компания предлагает:
- Работа в федеральной, динамично развивающейся сети медицинских центров
- Оформление согласно ТК РФ
- Возможность профессионального и карьерного роста
- Ряд льгот на услуги и анализы медицинских центров
- Внутреннее обучение и развитие
- График работы 5/2 с 9.00 до 18.00