В компанию-партнер ведущего ИТ-интегратора Гринатом (Росатом) открыта вакансия Бизнес-ассистент руководителя.
Обязанности:
Тайм-менеджмент:
- Оптимальное составление и планирование графика руководителя, расстановка задач по приоритетам, отслеживание изменений и своевременное информирование руководителя об этом;
- Фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах;
- Умение анализировать ситуацию.
Организация рабочих встреч и выездов:
- Формирование списка ежемесячных совещаний, согласование дат и необходимость проведения с ответственными сотрудниками и президентом;
- Формирование списка участников и повестки совещания, согласование с ответственными сотрудниками и президентом;
- Рассылка приглашения в Microsoft Outlook с прикреплением необходимых документов ко встрече;
- Проработка формата встречи (online/очно);
- Организация конференц-звонков;
- Запрос и сбор необходимой информации и материалов к совещаниям, помимо стандартных;
- Запрос итогов встреч (протокол, перечень поручения) и контроль предоставления;
- Совместно со службой протокола ведение информационно-организационного плана в части мероприятий с участием президента, а также графика рабочих выездных совещаний в долгосрочной перспективе
- Постановка задач водителям руководителя.
Документооборот:
- Своевременная передача корреспонденции руководителю, сортировка по степени важности и срочности документов, нанесение проекта резолюции, контроль за внесением резолюций и постановкой на контроль;
- Бизнес-поддержка деятельности руководителя, администрирование планов, отчетов и поручений по ключевым проектам. Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;
- Доведение до исполнителей поручений руководителя и контроль их исполнения;
- Редактирование или составление писем и иных документов по поручению руководителя;
- Работа в системе электронного документооборота (ЕОСДО), в том числе с документами с грифами «кт» и «дсп».
Travel support:
- Организация деловых поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
- Организация логистики перелетов и переездов;
- Организация путешествий: приобретение билетов, заказ трансфера, поиск ресторанов и т.д. Составление программы поездки, поиск провайдеров и заказ услуг туристического характера. При необходимости контроль подрядчиков и служб. Умение договориться о предоставлении скидки.
Коммуникации и поддержание деловых контактов:
- Организация сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), умение корректно воздействовать на руководителей и контролировать выполнение задач;
- Действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность;
- Умение управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к руководителю, кого – переключить на другое ответственное лицо и всегда принимать эти решения самостоятельно);
- Быть в курсе всех событий в компании;
- Ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и компании;
- Решать любые вопросы за минимально короткое время и всегда с положительным результатом;
- Ведение списка поздравлений от имени руководителя;
Сопровождение личных дел (по запросу):
- Организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, покупка лекарств, в т.ч. за рубежом);
- Организация посещения салонов красоты;
- Организация хобби руководителя;
- Организация аналогичного сопровождения родственников руководителя (по запросу).
Требования:
- Образование: высшее. Желательно профессиональное обучение профессии;
- Опыт работы в структуре Росатома или иных подобных структурах помощником руководителя от 2 лет будет являться приоритетом;
- ПК: уверенный пользователь Outlook, PowerPoint, Project, Excel, Word, Visio, ЕОСДО;
- Уверенный пользователь IP-телефонии, МФУ (организация конференц-коллов, в т.ч. с мобильного телефона), высокая скорость печати;
- Знания основных норм делопроизводства, основы организации и проведения рабочих встреч и переговоров, включая неформальные (в том числе стандарты буфетного обслуживания), правил русского языка и грамматики, пользования оргтехникой (принтер, сканер, шредер) и МФУ, стандартов делового общения и этикета;
- Личные качества: аналитический склад ума, высокий уровень самоорганизованности и ответственности, проактивная позиция, высокая работоспособность, стрессоустойчивость, грамотная устная и письменная речь, отличная память, эрудированность, доброжелательность, аккуратность, стремление развиваться;
- Умение работать быстро, качественно, «на результат», со значительными объемами информации в режиме многозадачности, оперативно и самостоятельно принимать решения, отвечающим интересам руководителя, работать с конфиденциальной информацией.
Условия:
- Работа в паре с помощником руководителя в графике 2/2, начало рабочего дня 8:00;
- Возможна работа в выходные дни;
- Достойный уровень заработной платы, годовой бонус;
- Корпоративная мобильная связь, ДМС;
- Возможность повышения квалификации и обучения;
- Функциональное подчинение руководителю секретариата.