Бизнес-ассистент руководителя в компанию-партнер ведущего ИТ-интегратора Гринатом (Росатом)

24 августа 2022
Москва

В компанию-партнер ведущего ИТ-интегратора Гринатом (Росатом) открыта вакансия Бизнес-ассистент руководителя. 

 

Обязанности:

Тайм-менеджмент:

  • Оптимальное составление и планирование графика руководителя, расстановка задач по приоритетам, отслеживание изменений и своевременное информирование руководителя об этом;
  • Фиксирование задач и напоминание о них руководителю, информирование о дедлайнах;
  • Умение анализировать ситуацию.

Организация рабочих встреч и выездов:

  • Формирование списка ежемесячных совещаний, согласование дат и необходимость проведения с ответственными сотрудниками и президентом;
  • Формирование списка участников и повестки совещания, согласование с ответственными сотрудниками и президентом;
  • Рассылка приглашения в Microsoft Outlook с прикреплением необходимых документов ко встрече;
  • Проработка формата встречи (online/очно);
  • Организация конференц-звонков;
  • Запрос и сбор необходимой информации и материалов к совещаниям, помимо стандартных;
  • Запрос итогов встреч (протокол, перечень поручения) и контроль предоставления;
  • Совместно со службой протокола ведение информационно-организационного плана в части мероприятий с участием президента, а также графика рабочих выездных совещаний в долгосрочной перспективе
  • Постановка задач водителям руководителя.

 Документооборот:

  • Своевременная передача корреспонденции руководителю, сортировка по степени важности и срочности документов, нанесение проекта резолюции, контроль за внесением резолюций и постановкой на контроль;
  • Бизнес-поддержка деятельности руководителя, администрирование планов, отчетов и поручений по ключевым проектам. Сбор и подготовка аналитических, информационных, справочных и иных материалов для руководителя;
  • Доведение до исполнителей поручений руководителя и контроль их исполнения;
  • Редактирование или составление писем и иных документов по поручению руководителя;
  • Работа в системе электронного документооборота (ЕОСДО), в том числе с документами с грифами «кт» и «дсп».

Travel support:

  • Организация деловых поездок руководителя (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, отели);
  • Организация логистики перелетов и переездов;
  • Организация путешествий: приобретение билетов, заказ трансфера, поиск ресторанов и т.д. Составление программы поездки, поиск провайдеров и заказ услуг туристического характера. При необходимости контроль подрядчиков и служб. Умение договориться о предоставлении скидки.

Коммуникации и поддержание деловых контактов:

  • Организация сотрудников (в т.ч. и первых лиц компании), умение корректно воздействовать на руководителей и контролировать выполнение задач;
  • Действовать решительно, не бояться брать на себя ответственность;
  • Умение управлять информационными потоками (знать, кого и когда можно соединить/пропустить к руководителю, кого – переключить на другое ответственное лицо и всегда принимать эти решения самостоятельно);
  • Быть в курсе всех событий в компании;
  • Ограждать руководителя от ненужных контактов без ущерба для имиджа шефа и компании;
  • Решать любые вопросы за минимально короткое время и всегда с положительным результатом;
  • Ведение списка поздравлений от имени руководителя;

Сопровождение личных дел (по запросу):

  • Организация медицинских мероприятий (запись на профилактические осмотры, организация проведения операций, исследований, лечения, покупка лекарств, в т.ч. за рубежом);
  • Организация посещения салонов красоты;
  • Организация хобби руководителя;
  • Организация аналогичного сопровождения родственников руководителя (по запросу).

 

Требования:

  • Образование: высшее. Желательно профессиональное обучение профессии;
  • Опыт работы в структуре Росатома или иных подобных структурах помощником руководителя от 2 лет будет являться приоритетом;
  • ПК: уверенный пользователь Outlook, PowerPoint, Project, Excel, Word, Visio, ЕОСДО;
  • Уверенный пользователь IP-телефонии, МФУ (организация конференц-коллов, в т.ч. с мобильного телефона), высокая скорость печати;
  • Знания основных норм делопроизводства, основы организации и проведения рабочих встреч и переговоров, включая неформальные (в том числе стандарты буфетного обслуживания), правил русского языка и грамматики, пользования оргтехникой (принтер, сканер, шредер) и МФУ, стандартов делового общения и этикета;
  • Личные качества: аналитический склад ума, высокий уровень самоорганизованности и ответственности, проактивная позиция, высокая работоспособность, стрессоустойчивость, грамотная устная и письменная речь, отличная память, эрудированность, доброжелательность, аккуратность, стремление развиваться;
  • Умение работать быстро, качественно, «на результат», со значительными объемами информации в режиме многозадачности, оперативно и самостоятельно принимать решения, отвечающим интересам руководителя, работать с конфиденциальной информацией.

 

Условия:

  • Работа в паре с помощником руководителя в графике 2/2, начало рабочего дня 8:00;
  • Возможна работа в выходные дни;
  • Достойный уровень заработной платы, годовой бонус;
  • Корпоративная мобильная связь, ДМС;
  • Возможность повышения квалификации и обучения;
  • Функциональное подчинение руководителю секретариата.

Данная вакансия, к сожалению, уже не актуальна.

Чтобы откликнуться на вакансию - необходимо подписаться на наш сервис