НКО Фонд Институт экономики города открывает конкурс на вакансию Административный директор.
Институт является экономическим аналитическим центром, главная задача которого — анализ социальных и экономических проблем развития муниципальных образований, разработка практических предложений, рекомендаций по реформированию региональной и городской экономики, сопровождение реализации конкретных проектов.
Обязанности:
Обеспечивает контроль за хозяйственным обслуживанием и надлежащим состоянием помещений, в которых расположены подразделения организации, в том числе за исправностью оборудования (освещение, системы отопления, вентиляции и др.);
Обеспечивает организацию и хозяйственное обслуживание совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий, организует корпоративные мероприятия;
Обеспечивает организацию поездок и командировок работников (покупка билетов, осуществление визовой поддержки, страхование, бронирование гостиниц, организация трансфера и т.п.);
Организует обеспечение сотрудников организации товарами и услугами, необходимыми для организации их труда (в том числе канцелярскими принадлежностями, хозяйственными материалами, инвентарем, офисной мебелью); ведет учет их расходования, готовит установленную отчетность в отношении таких товаров и услуг, оформляет соответствующие документы, в том числе необходимые для заключения договоров на поставку товаров, оказание услуг для указанных целей; организует функционирование систем связи, правовых и иных информационных баз;
Осуществляет подготовку проектов договоров с заказчиками услуг Фонда, грантодателями, субподрядчиками в рамках таких договоров и осуществляет контроль за выполнением контрагентами договорных обязательств в рамках данных договоров, ведет переписку с контрагентами, в том числе в случаях ненадлежащего исполнения контрагентами договорных обязательств, предусмотренных договорами, участвует в проведении сверки взаиморасчетов по указанным договорам;
Осуществляет подготовку проектов договоров, касающихся хозяйственной деятельности организации, осуществляет контроль за выполнением контрагентами договорных обязательств в рамках данных договоров;
Осуществляет подготовку и согласование договоров страхования имущества организации, договоров гражданской ответственности, автострахования, работу, связанную с оформлением документов по возмещению ущерба при страховом случае;
Проводит работу, связанную с добровольным медицинским страхованием сотрудников организации (заключение договоров со страховой компанией, контроль за платежами, удержаниями, включение и исключение участников страхования, решение вопросов со страховой компанией, связанных с оказанием услуг сотрудникам организации);
Осуществляет организационную работу по формированию архива договоров, заключенных организацией с заказчиками услуг организации, грантодателями (ведение реестра договоров, архивирование документов по договорам, включая описания проектов, отчеты по проектам);
Участвует в подготовке заявок организации для участия в конкурсе на оказание услуг, предоставление грантов;
Обеспечивает подачу заявок организации для участия в конкурсе на оказание услуг, предоставление грантов, в том числе организует размещение заявок на электронных площадках, в соответствии с законодательством о контрактной системе;
Осуществляет мониторинг результатов конкурсов, на участие в которых поданы заявки организации, обеспечивает подписание договоров и другой документооборот по итогам конкурсов;
Осуществляет мониторинг изменений законодательства о контрактной системе, своевременно доводит информацию о таких изменениях до руководителей подразделений и президента Фонда, готовит предложения по изменению внутреннего порядка подготовки заявок на участие конкурсах (при необходимости);
Готовит материалы управленческой отчетности в части административно-хозяйственной деятельности ежемесячно не позднее 10 числа месяца, следующего за последним месяцем отчетного квартала (по заданию финансового директора, ответственного за подготовку управленческой отчетности);
Выполняет функции администратора программы управления рабочим временем сотрудников Workpoint;
Обеспечивает своевременную актуализацию учредительных документов организации, включая внесение изменений в устав Фонда, сведений в ЕГРЮЛ, организации;
Готовит документы для проведения заседаний органов управления Фонда, а также учрежденных им организаций (ООО «Институт экономики города», Специализированный фонд управления целевым капиталом Фонда «Институт экономики города»);
Обеспечивает непрерывный контроль за расходами по следующим статьям накладных расходов: канцелярские товары, расходные материалы, лицензии на программное обеспечение, расходные материалы для ксероксов, принтеров, комплектующие для ксероксов, принтеров, иной техники, хозяйственные товары, продукты, подарки, расходы, связанные с содержанием автомобиля;
Организует работу по охране труда, проведение аттестации рабочих мест по условиям труда;
Замещает специалиста по зарплате и кадрам (в части кадровых вопросов) в случае его отсутствия;
Проводит регулярный (еженедельно) мониторинг Единой информационной системы в сфере государственных закупок, информирует руководителей направлений о размещении конкурсов на заключение контрактов по их тематике;
Проводит регулярный (ежемесячно) анализ результатов конкурсов по тематике Фонда в целях оценки текущих тенденций на рынке размещаемых государственных заказов, готовит справки по итогам анализа и предоставляет руководителям направлений и президенту Фонда для выработки стратегических решений;
Организует работу по архивированию документов организации, подлежащих хранению в соответствии с государственными стандартами архивирования.
Обеспечивает предоставление ежегодной отчетности в Министерство юстиции Российской Федерации, осуществляет подготовку разделов отчетности, касающихся деятельности некоммерческой организации и персонального состава ее руководящих органов.
Требования:
Высшее образование, желательно юридическое.
Знание основ гражданского, налогового, трудового законодательства, законодательства о государственных закупках, основные нормативно-правовые акты, регламентирующие хозяйственную и финансово-экономическую деятельность организации;
Организация договорных отношений: участие в конкурсах, аукционах на заключение договоров; подготовка проектов договоров, заключение договоров, выставление актов и т.д.;
Работа с уставными документами, организация работы органов управления, ведение их протоколов;
Ведение деловой переписки с партнерами, ведение внутренних архивов организации;
Организация работы офиса, в том числе эксплуатации административных помещений, закупок для работы офиса;
Текущее руководство офис-менеджером, отделом кадров, специалистом по информационному обеспечению, корпоративным секретарем.
Умение работать с Ms Word, Ms Excel.
Владение английским языком для работы с иностранными контрагентами (заказчиками, исполнителями).
Опыт работы не менее 5 лет, желательно в некоммерческих организациях.
Условия:
Работа по трудовому договору в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации
Заработная плата определяется по итогам собеседования
После прохождения испытательного срока предоставляется возможность участия в программе добровольного медицинского страхования
График работы — с понедельника по пятницу полный рабочий день с 9:00-18:00 с перерывом на обед 45 минут
Офисе в центре Москвы метро Пушкинская/Тверская.
