В IT-компанию ЛАНИТ требуется Административный директор первого лица.
Ищут зрелого административного управленца, который сможет выстроить и удерживать рабочий контур руководителя: календарь, документы, поручения, коммуникации, поездки, финансово-административные вопросы и контроль исполнения.
Это не позиция секретаря и не классический личный ассистент. Нужен человек уровня руководителя секретариата / административного директора / старшего помощника первого лица, способный стать для руководителя точкой опоры и самостоятельно управлять процессами, фильтровать входящий поток, видеть риски и беречь время руководителя.
Задачи:
- Управление календарём руководителя: встречи, звонки, совещания, мероприятия, приоритизация, контроль подготовки
- Фильтрация входящей информации: письма, звонки, сообщения, запросы, документы
- Организация внутренних и внешних встреч, переговоров, совещаний
- Подготовка материалов к встречам: повестки, справки, презентации, аналитические записки
- Контроль входящей и исходящей документации, сроков согласования и подписания
- Ведение реестра поручений: сроки, ответственные, статусы, риски
- Контроль исполнения поручений и регулярная управленческая обратная связь руководителю
- Организация поездок: билеты, гостиницы, трансферы, визовая поддержка, маршруты
- Контроль административных расходов, счетов, оплат, взаимодействие с подрядчиками
- Участие в подготовке финансовых данных, бюджетов, документов для отчётности и деклараций
- Выполнение доверенных личных поручений руководителя
- Оптимизация административных процессов: календарь, документы, поручения, коммуникации
Требования:
- Высшее образование
- Опыт от 5 лет в роли руководителя секретариата, административного директора, старшего помощника первого лица, помощника собственника / генерального директора / топ-руководителя
- Опыт работы с руководителями высокого уровня
- Умение не просто выполнять поручения, а самостоятельно управлять административной системой
- Опыт контроля документов, поручений, календаря, поездок, встреч и конфиденциальных вопросов
- Высокая грамотность, деловой стиль, умение готовить короткие и точные сообщения
- Умение работать с большим объёмом информации и быстро выделять главное
- Финансовая грамотность: расходы, счета, оплаты, бюджеты, базовая налоговая и декларационная логика
- Уверенное владение MS Office, Google Docs/Sheets, календарями, мессенджерами, системами электронного документооборота
- Высокая организованность, стрессоустойчивость, точность, самостоятельность
- Готовность предоставить рекомендации
Важно:
Позиция не подойдёт кандидату, который привык работать только по принципу: “получил задачу — выполнил”.
Нужен человек, который:
- Думает на шаг вперёд
- Умеет фильтровать входящий поток
- Защищает время руководителя
- Видит риски до того, как они стали проблемой
- Держит под контролем документы, сроки, поручения и людей
- Умеет работать в режиме высокого доверия и конфиденциальности
Условия:
- Полная занятость
- Только офисный формат, не удалённо
- Необходимость быть на связи в течение рабочего дня и в экстренных ситуациях
- Официальное оформление
- Прямое взаимодействие с руководителем
- Высокий уровень доверия и доступа к задачам руководителя
- Доход обсуждается индивидуально с финальным кандидатом
- Возможность развития до руководителя административного блока / руководителя аппарата